Es gibt einen Trick, wie Sie mit Sicherheit die meiste Zeit einsparen können, die Sie dann für die Dinge verwenden können, die sonst zu kurz kämen. Der Trick klingt so banal, dass es beinahe schon weh tut:
Hören Sie auf, wenn es genug ist.
Wenn es um das Thema Zeit– und Aufwandsparen geht, können wir auch unsere Fähigkeit zum Entscheiden trainieren.
Oft ist es so, dass selbst kleine Alltagsentscheidungen unnötig verkompliziert werden und Sie dadurch viel Zeit und Aufwand investieren. Beides lohnt sich häufig gar nicht.
Was auf den ersten Blick vielleicht paradox klingt:
durch das Selbermachen vieler handwerklicher Dinge können Sie erheblich Zeit und Energie sparen!
Als Hilfe zur Zeitschätzung hier ein paar häufige Zeitkosten, die gerne beim Schätzen einer Aufgabendauer übersehen werden — und ein paar Hinweise, wie Sie das verhindern.
Im Artikel „Wieso ist es so wichtig die Dauer einer Aufgabe zu schätzen” bin ich darauf eingegangen, wieso wir für eine funktionierende Zeitplanung unbedingt auch die Dauer einzelner Aktivitäten einschätzen sollten.
Ein vielleicht hilfreicher Hinweis, wieso unsere Einschätzung ab und an völlig daneben liegt:
Sie kennen das vielleicht. Ihre anstehenden Aufgaben werden immer mehr und Sie müssen mehr oder weniger regelmäßig die für einen Tag geplanten Aufgaben verschieben.
Eine Ursache liegt vielleicht in einem chronischen Aufschiebeverhalten. Aber es könnte auch sein, dass Sie die Länge Ihrer Aufgaben nicht oder nicht zuverlässig genug einschätzen.
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Die aktuelle Wetterlage ist ja in fast ganz Deutschland alles andere als gemütlich. Morgens schon Schneeschüppen, womöglich mit dem Auto zur Arbeit schlittern und beim Aussteigen einen Kälteschock riskieren.
Was hat das mit Zeitplanung oder Organisation zu tun?
Getting Things Done von David Allen ist eine bekannte Methode des Selbstmanagements, die grob formuliert davon ausgeht, dass wir unsere Tätigkeiten besser in den Griff bekommen und erledigen, wenn wir erst einmal wirklich Alles aus unserem Kopf in einem System ablegen, dem wir vertrauen und aus dem wir dann unsere (tägliche) Dosis Arbeit abrufen.
Für die Umsetzung dieser Methode gibt es einige iPad-Anwendungen, die jeweils ihren ganz eigenen Charme und ihre eigenen Probleme haben.
Gedanken, Fragen und Antworten dazu, wie ein möglichst kleines und einfaches Planbuch für eine gute Selbstorganisation eingesetzt werden kann.
Mark Forster hat ein System mit insgesamt 4 Varianten entwickelt, die zur Abarbeitung von Aufgaben nach einem recht einfachen Schema geeignet sind.
Er nennt dieses System „Autofocus“.
