Zeitplanung 4: Jahresplanung

Jahresplanung

Anfang des Jahres planen wir die wichtigstens Eckpunkte des gesamten Jahres, damit Sie im Alltag später nicht untergehen.

Vorbemerkung

Die Jahresplanung dient der Übersicht und Strukturierung der anstehenden Aktivitäten. Sie sollten sich dafür genug Zeit nehmen und jede zu planende Aktivität erneut kritisch hinterfragen („muss ich das wirklich tun?“, „wie viel Zeit wird das benötigen?“) und alle notwendigen Voraussetzungen („wen oder was brauche ich dafür?“, „Budget geplant?“) klären.

Hilfsmittel

Zur Jahresplanung benötigen Sie mindestens einen Jahreskalender.

Das kann ein Kalender zum Zusammenfalten sein oder eine passende Einlage für Ihr Zeitplanbuch. Hauptsache für jeden Tag gibt es die Möglichkeit eine Anmerkung einzutragen.

Wenn Sie viele größere Projekte über ein Jahr hinweg aufteilen müssen, ist eine entsprechende Projektplanungsübersicht für das Jahr sinnvoll. In so einer Übersicht werden entweder auf Tages- oder auf Wochenebene die Zeiträume des Jahres abgebildet.

Als weiteres Hilfsmittel haben sich Einlagen für die Monatsvorplanung bewährt. Hier tragen Sie die Dinge ein, die zwar in einem bestimmten Monat erledigt werden sollen, die aber noch keinem genauen Tag zugeordnet werden können oder müssen. Diese Einlagen werden Sie auch später in der täglichen oder monatlichen Planung benötigen, um die zukünftig anstehenden Aktivitäten festzuhalten.

Geburtstage, Jubiläen

Alle sich jährlich wiederholenden Termine übertragen Sie auf Ihren Jahreskalender, wenn Sie einen solchen benutzen möchten. Alternativ könnten Sie auf den Monatsplänen der kommenden Monate bereits diese wichtigen Erinnerungen notieren.

Dieser Planungsschritt ist optional – Sie können das auch in der monatlichen Planung erledigen, wenn Ihnen das besser entgegen kommt. Erfahrungsgemäß bietet sich die Jahresplanung aber zumindest für eine schnelle Durchsicht dieser Jahrestage an, damit Sie auch entsprechende Vorbereitungen einplanen können (bspw. Geschenkideen sammeln).

Müllabfuhrtermine

Zumindest in meiner Heimatstadt wird von der Stadt ein Jahreskalender mit den wichtigen Abfuhrterminen der Entsorgungsunternehmen herausgegeben.

Diese Abfuhrtermine übertrage ich zum Beginn des Jahres auf den Jahreskalender.

Steuertermine

Wenn Sie selbständig sind, kennen Sie die folgenden Termine sicher:

  • Unterlagen zum Steuerberater bringen
  • Voranmeldungen abgeben
  • Einkommens-/Gewerbesteuer-Erklärung erstellen (lassen)
  • Einkommens-/Gewerbesteuer -Erklärung abgeben

Als Angstellter müssen Sie auch die Fristen zur Abgaben Ihrer Erklärungen einhalten.

Kontrolltermine

Ich plane mir auch regelmäßige Kontrolltermine ein. An diesen Tagen prüfe ich die bisher umgesetzten Vorhaben und kann gegebenenfalls gegensteuern.

Gelegentlich werden diese Termine auch „Dreamdays“ oder anders genannt. Sie dienen dazu die wichtige Kontrolle und Korrektur Ihrer Zielausrichtung zu prüfen.

Urlaub

Wenn Sie alle wichtigen Fixtermine übertragen haben, können Sie auf der Jahresübersicht die möglichen Urlaubszeiten prüfen und zusammen mit Ihrem Umfeld planen.

Die abgestimmten und genehmigten Urlaubstage übernehmen Sie dann in den Jahresplan.

Größere Projekte und Ziele

Nachdem jetzt Ihr Jahreskalender schon alle wichtigen geschäftlichen und privaten Fixtermine enthält, können Sie damit beginnen, für größere Vorhaben und Ihre Zielumsetzung gewünschte Zeiträume festzulegen.

Nach meiner Erfahrung sollten Sie hier nicht 1-Tag-Aktionen planen – sondern nur die Vorhaben, die mehrere Tage oder gar Wochen in Anspruch nehmen. Beispiele dafür sind größere Umbauaktionen in Ihrem Heim oder die Vorbereitung auf eine Prüfung.

Wenn Sie diese größeren Vorhaben zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht planen und damit für andere Tätigkeiten in Ihrer Monats- und Wochen-/Tagesplanung „sperren“, setzen Sie sich unnötig der Gefahr aus, dass Sie diese Vorhaben aus den Augen verlieren und dann unter Zeitdruck geraten. Oder noch schlimmer: dass Sie die Vorhaben komplett streichen (müssen).

Ergebnis des Jahresplanung

Am Ende Ihrer Jahresplanung haben Sie eine Übersicht über die wichtigsten Fixtermine und Zeiträume, die Sie für bestimmte Vorhaben reserviert haben. So können Sie beruhigt in die monatliche Planung übergehen, um die es im nächsten Teil der Serie gehen wird.

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