Aufgabenlisten kontraproduktiv?


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Gestern, im Zuge meiner regelmäßigen Weiterbildung, habe ich im Buch von Mark Forster „Do it Tomorrow“ geschmökert.

Er stellt dabei eine provokante These in den Raum: Übliche (er nennt sie „offene“) Aufgabenlisten sind der Anfang jedes Zeitmanagement-Problems.

Wie meint er das?

Mark Forster ist Berater für Organisation und hat sich primär auf Selbständige, Führungspersönlichkeiten und kleine Unternehmen spezialisiert.

Neben anderen Dinge kritisiert er vor allem, dass wir mit den üblichen Aufgabenlisten, die jederzeit wachsen können, vor dem Problem stehen, dass wir nie einen Stand erreichen wo wir sagen können „Ja, ich habe meine Aktivitäten erledigt“.

Außerdem animiere eine solche Aufgabenliste dazu, ständig neue Dinge hinzuzufügen, die wir normalerweise vielleicht auf ein Notizzettel geschrieben hätten zur Umsetzung „irgendwann später mal“.

Er fordert dagegen, dass Aufgabenlisten in der Regel „geschlossen“ geführt werden sollen. Sobald eine Sammlung von Aufgaben bspw. für den morgigen Tag zusammengestellt wurde, wird die Aufgabenliste mit einem Querstrich abgeschlossen. Damit wissen wir, dass die Aufgaben „über“ dem Strich am morgigen Tag erledigt werden sollen (und müssen). Unter den Strich dürfen nur im absoluten Notfall am nächsten Tag noch Dinge hinzugefügt werden – im Regelfall aber kommen keine weiteren Aufgaben dazu und wir sollen alles daran setzen, dass wir das einhalten können.

Der Hintergrund ist, dass wir so in der Lage sind unseren Tag besser (oder überhaupt) zu planen. Wir haben ein Gefühl dafür, was wir an einem Tag erledigen können und genau dieses Pensum setzen wir auf unsere Liste. Alle weiteren Dinge würden sowieso zu Stress, Zeitdruck und schlussendlich das Verschieben der Aufgabe führen.

Im Grunde appelliert er daran, dass wir unsere Aufgabenlisten so gestalten, dass wir realisierbare Happen bilden, die an einem Tag auch wirklich umgesetzt werden. Bei einer jetzt schon prall gefüllten Aufgabenliste (und wer hat die nicht?), haben wir offensichtlich bereits völlig falsche Annahmen über die uns verfügbare Zeit gemacht: wenn wir nur Aufgaben notiert hätten, die wir auch wirklich schaffen, dann gäbe es keine solche überquellende Sammlung von „noch zu machenden“ Dingen.

Foster hält nach meinem Kenntnisstand nichts davon, wenn wir Aufgaben über einen längeren Zeitraum planen, da wir diesen Plan sowieso nicht einhalten würden. Er plädiert für die Sammlung der Aufgaben auf drei Listen:

  1. Heute zu erledigen (das ist die Liste von gestern zzgl. weniger neuer Aufgaben)
  2. Morgen zu erledigen
  3. Irgendwann zu erledigen

Meinung

Ich bin mir nicht sicher, ob das in meiner Realität wirklich so absolut anwendbar ist. Denn ich habe eine sehr bunte Mischung aus verschiedenen Aufgaben: manche von ihnen sind schnell erledigt (10min), andere brauchen erheblich mehr Zeit (teilweise Tage). Außerdem arbeite ich in einem Bereich, wo häufig eine schnelle Reaktion gefordert ist (Produktionsprobleme, wichtige Änderungen teilweise vom Vorstand beobachtet etc.). Dadurch käme meine Planung oft durcheinander, wenn ich mehr als 30 oder 40 Prozent meiner Arbeitszeit fest verplanen würde. Foster meint hierzu, dass das dann ein Problem des Unternehmens sei – und kein Problem meiner Zeitplanung. Das ändert für mich aber nichts daran, dass ich in dieser Realität lebe, bei meinen Kunden häufig nicht viel Einfluss auf die Firmenkultur habe und trotzdem meine Arbeiten möglichst zuverlässig und geplant erledigen möchte.

Die in seinem Buch vorgestellten Methoden klingen trotzdem sehr plausibel und machbar, wenn man ein paar kleine Abstriche macht und vielleicht doch zumindest größere Aufgaben längerfristig plant (also quasi Aufgabenlisten für die Tage nach morgen erstellt).

Ich bin nicht seiner Meinung, dass offene Aufgabenlisten grundsätzlich das Böse schlechthin sind. Eine offene Aufgabenliste zur Sammlung aller anstehenden Tätigkeiten (ich habe gelegentlich sogar mehrere solcher Aufgabenlisten, wenn ich größere Themen bearbeite) und dann eine wöchentliche Aufteilung sehr weniger Aufgaben auf konkrete Tage (damit mehr als genug Puffer für den täglichen Wahnsinn bleibt), ist für mich jedenfalls durchaus praktikabel (und notwendig). Im beruflichen Kontext plane ich wirklich nur eine handvoll strategischer Aufgaben (die oft von mir ausgehen, bspw. Verbesserung von bestehenden Prozessen) – die restlichen geplanten Aufgaben sind in der Regel privater Natur, wo ich deutlich mehr Kontrolle über meine Zeitverwendung habe.

Was das Schließen einer Aufgabenliste für „Heute“ oder „Morgen“ angeht – da bin ich voll bei Forster. Und genau das tue ich seit geraumer Zeit: alle morgen anstehenden Tätigkeiten werden in das morgigen Tagesblatt notiert (= meine geschlossene Liste) und ich reagiere ausgesprochen zurückhalten was neue/spontane Aufgaben angeht.

Wenn Sie sich selbst ein Bild machen wollen, hier gibt es das Buch:

Do It Tomorrow and Other Secrets of Time ManagementDo It Tomorrow – and Other Secrets of Time Management

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