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Selbstmanagement, Zeitmanagement & Methodik
Donnerstag, 24. Juli 2014

Nachteile von GTD mit dem iPad    

Share on Facebook Von: Mirko Kategorie: Zeitplanung

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Getting Things Done von David Allen ist eine bekannte Methode des Selbstmanagements, die grob formuliert davon ausgeht, dass wir unsere Tätigkeiten besser in den Griff bekommen und erledigen, wenn wir erst einmal wirklich Alles aus unserem Kopf in einem System ablegen, dem wir vertrauen und aus dem wir dann unsere (tägliche) Dosis Arbeit abrufen.

Für die Umsetzung dieser Methode gibt es einige iPad–Anwendungen, die jeweils ihren ganz eigenen Charme und ihre eigenen Probleme haben.

Beispielsweise gibt es „Things” oder „OmniFocus”, die jeweils all das abbilden können, was durch die GTD-Methode gefordert wird:

  • Projekte
  • Aufgabenlisten
  • „Next Action”-Listen mit anstehenden Aufgaben
  • Kontext-Listen (Einkaufen, Zuhause, PC und so weiter)

Teilweise gehen die Programme noch darüber hinaus und bieten die Ablage nach Lebensbereichen oder Zuständigkeiten an.

Die Ablage und das Archivieren der Aufgaben ist generell einfach und übersichtlich. Aber all diesen Programmen ist eines gemeinsam: Ohne große Selbstdisziplin verkommen sie quasi zu geduldigen Aufgaben-Mülleimern, die zwar ein Gefühl der Entspannung suggerieren, aber leider nicht dazu beitragen die anstehenden Dinge wirklich endlich umzusetzen.

Denn der Vorteil der Anwendungen (das einfache Ablegen) ist gleichzeitig auch ihr größter Nachteil: wir entwickeln keinerlei Leidensdruck, Aufgaben ohne zeitlich fixen Termin auch wirklich umzusetzen.

Die schriftliche Planung hat hier ihren ganz eigenen Charme: irgendwann sind wir es einfach satt die Aufgabenlisten neu zu schreiben oder aufzuräumen — und erledigen oder streichen die Aufgaben endlich.

Verfall

Meiner Erfahrung läuft der Einsatz des iPads für GTD in folgenden Schritten:

  1. Begeisterung: alle Aufgaben werden akribisch notiert und in die verschiedenen Listen einsortiert. Gefühl der Selbstbestätigung, dass das Gerät genau richtig dafür ist.
  2. Regelmäßiges Durchsehen: alle Aufgaben werden regelmäßig durchgesehen, weil es so viel Spaß macht die Touchscreen-Oberfläche zu benutzen. Auch das Gerät fühlt sich toll an.
  3. Ablenkung: dank der riesigen Auswahl an Anwendungen im App-Store wühlen wir regelmäßig nach noch besseren und neueren Programmen — und übertragen wieder fleißig in der Hoffnung, dass wir die noch viel bessere Möglichkeit gefunden haben.
  4. Ruhe: die Aufgaben sind alle im System (naja, die eine oder andere Aufgabe ist vermutlich beim Wechsel auf die nächste Anwendung verloren gegangen, aber geht schon) und wir finden das super — und leben jetzt erst mal entspannt mit einem großen Gefühl der Erleichterung.
  5. Unruhe: so langsam erwischen wir uns immer wieder dabei, dass wir beim gelegentlichen Durchsehen unserer Aufgabensammlung Dinge entdecken, die wir ja eigentlich schon längst erledigen wollten.
  6. Terminierung: wir vergeben den dringend anstehenden Aufgaben Termine, damit wir uns durch die Software an sie erinnern lassen und sie rechtzeitig erledigen.
  7. Dringend vor wichtig: wir erledigen zwar unserer dringenden Aufgaben dank der Terminplanung jetzt halbwegs zuverlässig — aber die ganzen wichtigen aber nicht wirklich dringenden Aufgaben bleiben liegen… wir wissen eben nicht, welchen Termin wir dafür vergeben wollen.
  8. Unsicherheit: unsere Planung wird immer voller — aber auch immer unübersichtlich. Zwar sehen die Listen immer gleich „ordentlich” aus, aber ab einem gewissen „Befüllungsgrad” müssen wir ständig scrollen und hin und her schieben.
  9. Zweifel: wir sind uns nicht mehr sicher, ob unsere Planung wirklich noch so besonders gut läuft. Wir stehen unter großem inneren Stress, weil die heute fälligen Aufgaben (wir haben mittlerweile fast alle Aufgaben mit Termin versehen, die irgendwie dringend zu sein scheinen) immer mehr werden und wir uns fragen, wie das funktionieren soll.
  10. Verschieben: wir verschieben geduldig jeden Tag viele der fälligen Aufgaben, weil sie ja doch nicht so dringend gewesen sind. So langsam bildet sich eine „Bugwelle”, die wir vor uns herschieben.
  11. Erkenntnis: mit ein wenig Glück erkennen wir, dass wir in den letzten Wochen eigentlich jede vernünftige Planung verloren haben.
  12. Fehler: und jetzt machen wir einen Denkfehler: wir glauben wir haben nur nicht die richtige Software gewählt und… beginnen den Kreislauf von vorne.

Sie glauben ich übertreibe? Ja womöglich kommt es ein wenig so rüber, wenn Sie das in so einer kurzen Formulierung lesen. Aber vertrauen Sie mir: genau dieser Verfall wird auftreten, wenn wir glauben, dass ein Gerät oder Software uns irgendwie dabei helfen könnte, unsere Aufgaben wirklich umzusetzen. Je einfacher das Verschieben ist, je einfacher das Notieren neuer Aufgaben ist, je einfacher das Handling im Alltag ist — desto größer wird die Gefahr, dass wir unsere Selbstdisziplin verlieren.

Wieso geht das bei David Allen?

Wenn jemand wie David Allen mit seinem iPhone und OmniFocus seine GTD-Listen führt und damit offensichtlich erfolgreich ist, dann müsste das doch eigentlich auch bei uns funktionieren, oder?

Nein.

David Allen hat GTD sozusagen „erfunden” (auch wenn er selbst behauptet, dass er eigentlich nur schon bekannte Dinge in eine sinnvolle Reihenfolge zusammengefasst hat). Er ist schon seit 20 oder mehr Jahren erfolgreich in seiner Organisation. Er braucht eigentlich gar keine ausgefeilten Hilfsmittel — ich glaube ihm, wenn er sagt, dass er mit Servietten und einem Bleistift voll organisiert wäre. Denn bei ihm ist GTD in die Gewohnheiten übergegangen, er braucht keine Hilfe, er macht alle notwendigen Schritte (Review, Abrufen etc.) völlig automatisch.

Wir sind aber nicht David Allen. Wir brauchen in der Regel ein wenig „Hilfe” vom System. Und die optimale Hilfe, die wir uns geben können, sind wir selbst — und unsere Faulheit.

Faulheit?

Eine handschriftliche Aufgabenliste hat viele große Nachteile. Sie sieht ständig „unordentlich” aus, das Verschieben von Aufgaben in andere Listen ist aufwändig, die Planung frisst förmlich Zeit. Aber gleichzeitig führt diese „Zeitverschwendung” auch dazu, dass wir uns dessen sehr bewusst werden: wir erkennen jeden Tag, wenn wir in unserer Planung Fehler machen, es schleichen sich nur sehr langsam fatale Muster ein (wie bspw. das tägliche Ritual der Aufgabenverschiebung) — und wir können relativ schnell gegensteuern.

Wenn die Aufgaben in einem elektronischen System mit dessen großer Arbeitserleichterung liegen, fallen diese ganzen Nachteile eigentlich weg. Es wird uns… zu einfach gemacht, dass wir unsere Planung umwerfen!

Fazit

Es gibt kein echtes Fazit. Weder halte ich das Umsetzen von GTD mit Software für einen Fehler noch würde ich die Vorteile so einfach über Bord werfen wollen. Aber ich halte die elektronisch geführte Planung für so fehleranfällig, dass ich gerade denjenigen, die sowieso schon Schwierigkeiten mit ihrer Selbstorganisation haben, sehr davon abraten würde, hier das „Seelenheil” zu erhoffen und über das Anschaffen teurer Geräte irgendwelche Vorteile zu erkaufen.

Beginnen Sie Ihre Planung immer erst handschriftlich. Und zwar so lange, bis Sie Gewohnheiten aufgebaut haben und sich Ihrer Selbst sicher genug sind. Und dann passen Sie bitte auf, dass Ihnen nicht die oben genannten Schritte passieren.



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