Nachteile von GTD mit dem iPad

Getting Things Done von David Allen ist eine bekannte Methode des Selbstmanagements, die grob formuliert davon ausgeht, dass wir unsere Tätigkeiten besser in den Griff bekommen und erledigen, wenn wir erst einmal wirklich Alles aus unserem Kopf in einem System ablegen, dem wir vertrauen und aus dem wir dann unsere (tägliche) Dosis Arbeit abrufen.

Für die Umsetzung dieser Methode gibt es einige iPad-Anwendungen, die jeweils ihren ganz eigenen Charme und ihre eigenen Probleme haben.

Beispielsweise gibt es „Things“ oder „OmniFocus“, die jeweils all das abbilden können, was durch die GTD-Methode gefordert wird:

  • Projekte
  • Aufgabenlisten
  • „Next Action“-Listen mit anstehenden Aufgaben
  • Kontext-Listen (Einkaufen, Zuhause, PC und so weiter)

Teilweise gehen die Programme noch darüber hinaus und bieten die Ablage nach Lebensbereichen oder Zuständigkeiten an.

Die Ablage und das Archivieren der Aufgaben ist generell einfach und übersichtlich. Aber all diesen Programmen ist eines gemeinsam: Ohne große Selbstdisziplin verkommen sie quasi zu geduldigen Aufgaben-Mülleimern, die zwar ein Gefühl der Entspannung suggerieren, aber leider nicht dazu beitragen die anstehenden Dinge wirklich endlich umzusetzen.

Denn der Vorteil der Anwendungen (das einfache Ablegen) ist gleichzeitig auch ihr größter Nachteil: wir entwickeln keinerlei Leidensdruck, Aufgaben ohne zeitlich fixen Termin auch wirklich umzusetzen.

Die schriftliche Planung hat hier ihren ganz eigenen Charme: irgendwann sind wir es einfach satt die Aufgabenlisten neu zu schreiben oder aufzuräumen – und erledigen oder streichen die Aufgaben endlich.

Verfall

Meiner Erfahrung läuft der Einsatz des iPads für GTD in folgenden Schritten:

  1. Begeisterung: alle Aufgaben werden akribisch notiert und in die verschiedenen Listen einsortiert. Gefühl der Selbstbestätigung, dass das Gerät genau richtig dafür ist.
  2. Regelmäßiges Durchsehen: alle Aufgaben werden regelmäßig durchgesehen, weil es so viel Spaß macht die Touchscreen-Oberfläche zu benutzen. Auch das Gerät fühlt sich toll an.
  3. Ablenkung: dank der riesigen Auswahl an Anwendungen im App-Store wühlen wir regelmäßig nach noch besseren und neueren Programmen – und übertragen wieder fleißig in der Hoffnung, dass wir die noch viel bessere Möglichkeit gefunden haben.
  4. Ruhe: die Aufgaben sind alle im System (naja, die eine oder andere Aufgabe ist vermutlich beim Wechsel auf die nächste Anwendung verloren gegangen, aber geht schon) und wir finden das super – und leben jetzt erst mal entspannt mit einem großen Gefühl der Erleichterung.
  5. Unruhe: so langsam erwischen wir uns immer wieder dabei, dass wir beim gelegentlichen Durchsehen unserer Aufgabensammlung Dinge entdecken, die wir ja eigentlich schon längst erledigen wollten.
  6. Terminierung: wir vergeben den dringend anstehenden Aufgaben Termine, damit wir uns durch die Software an sie erinnern lassen und sie rechtzeitig erledigen.
  7. Dringend vor wichtig: wir erledigen zwar unserer dringenden Aufgaben dank der Terminplanung jetzt halbwegs zuverlässig – aber die ganzen wichtigen aber nicht wirklich dringenden Aufgaben bleiben liegen… wir wissen eben nicht, welchen Termin wir dafür vergeben wollen.
  8. Unsicherheit: unsere Planung wird immer voller – aber auch immer unübersichtlich. Zwar sehen die Listen immer gleich „ordentlich“ aus, aber ab einem gewissen „Befüllungsgrad“ müssen wir ständig scrollen und hin und her schieben.
  9. Zweifel: wir sind uns nicht mehr sicher, ob unsere Planung wirklich noch so besonders gut läuft. Wir stehen unter großem inneren Stress, weil die heute fälligen Aufgaben (wir haben mittlerweile fast alle Aufgaben mit Termin versehen, die irgendwie dringend zu sein scheinen) immer mehr werden und wir uns fragen, wie das funktionieren soll.
  10. Verschieben: wir verschieben geduldig jeden Tag viele der fälligen Aufgaben, weil sie ja doch nicht so dringend gewesen sind. So langsam bildet sich eine „Bugwelle“, die wir vor uns herschieben.
  11. Erkenntnis: mit ein wenig Glück erkennen wir, dass wir in den letzten Wochen eigentlich jede vernünftige Planung verloren haben.
  12. Fehler: und jetzt machen wir einen Denkfehler: wir glauben wir haben nur nicht die richtige Software gewählt und… beginnen den Kreislauf von vorne.

Sie glauben ich übertreibe? Ja womöglich kommt es ein wenig so rüber, wenn Sie das in so einer kurzen Formulierung lesen. Aber vertrauen Sie mir: genau dieser Verfall wird auftreten, wenn wir glauben, dass ein Gerät oder Software uns irgendwie dabei helfen könnte, unsere Aufgaben wirklich umzusetzen. Je einfacher das Verschieben ist, je einfacher das Notieren neuer Aufgaben ist, je einfacher das Handling im Alltag ist – desto größer wird die Gefahr, dass wir unsere Selbstdisziplin verlieren.

Wieso geht das bei David Allen?

Wenn jemand wie David Allen mit seinem iPhone und OmniFocus seine GTD-Listen führt und damit offensichtlich erfolgreich ist, dann müsste das doch eigentlich auch bei uns funktionieren, oder?

Nein.

David Allen hat GTD sozusagen „erfunden“ (auch wenn er selbst behauptet, dass er eigentlich nur schon bekannte Dinge in eine sinnvolle Reihenfolge zusammengefasst hat). Er ist schon seit 20 oder mehr Jahren erfolgreich in seiner Organisation. Er braucht eigentlich gar keine ausgefeilten Hilfsmittel – ich glaube ihm, wenn er sagt, dass er mit Servietten und einem Bleistift voll organisiert wäre. Denn bei ihm ist GTD in die Gewohnheiten übergegangen, er braucht keine Hilfe, er macht alle notwendigen Schritte (Review, Abrufen etc.) völlig automatisch.

Wir sind aber nicht David Allen. Wir brauchen in der Regel ein wenig „Hilfe“ vom System. Und die optimale Hilfe, die wir uns geben können, sind wir selbst – und unsere Faulheit.

Faulheit?

Eine handschriftliche Aufgabenliste hat viele große Nachteile. Sie sieht ständig „unordentlich“ aus, das Verschieben von Aufgaben in andere Listen ist aufwändig, die Planung frisst förmlich Zeit. Aber gleichzeitig führt diese „Zeitverschwendung“ auch dazu, dass wir uns dessen sehr bewusst werden: wir erkennen jeden Tag, wenn wir in unserer Planung Fehler machen, es schleichen sich nur sehr langsam fatale Muster ein (wie bspw. das tägliche Ritual der Aufgabenverschiebung) – und wir können relativ schnell gegensteuern.

Wenn die Aufgaben in einem elektronischen System mit dessen großer Arbeitserleichterung liegen, fallen diese ganzen Nachteile eigentlich weg. Es wird uns… zu einfach gemacht, dass wir unsere Planung umwerfen!

Fazit

Es gibt kein echtes Fazit. Weder halte ich das Umsetzen von GTD mit Software für einen Fehler noch würde ich die Vorteile so einfach über Bord werfen wollen. Aber ich halte die elektronisch geführte Planung für so fehleranfällig, dass ich gerade denjenigen, die sowieso schon Schwierigkeiten mit ihrer Selbstorganisation haben, sehr davon abraten würde, hier das „Seelenheil“ zu erhoffen und über das Anschaffen teurer Geräte irgendwelche Vorteile zu erkaufen.

Beginnen Sie Ihre Planung immer erst handschriftlich. Und zwar so lange, bis Sie Gewohnheiten aufgebaut haben und sich Ihrer Selbst sicher genug sind. Und dann passen Sie bitte auf, dass Ihnen nicht die oben genannten Schritte passieren.

22 Kommentare

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  • ich könnte es nicht besser ausdrücken, aber ich kann es VOLL bestätigen 🙂

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  • Ich würde es anders ausdrücken. Es bedarf einer gewissen Medienkompetenz das richtige Tool für die eigenen Bedürfnisse auszuwählen, korrekt. Das hat aber nichts mit dem iPad noch mit irgendeinem Tool wirklich zu tun. Die Ursache ist wie immer, beim Nutzer zu suchen. Also mein Fazit ist das identisch, muss aber sagen, das ich überglücklich mit dem iPad und „Awesome Note“ geworden bin. Wenngleich ich auch ein, zweimal der Versuchung erlag, ein anderes Programm auszuprobieren!

    • Ich verstehe Ihren Standpunkt. Die Ursache ist selbstredend der Nutzer – aber das Hilfsmittel kann unterstützen oder kann ihn/sie hindern. Das ist ja immer die Schwierigkeit bei der Suche nach dem optimalen Gesamtpaket.

  • For implementing GTD you can use this web-based application:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
    Syncs with Evernote, and also comes with mobile-web, Android and iPhone apps.

  • Ich stimme teilweise zu: gerade die ansprechende Bedienung von z.B. OmniFocus (das ich seit langem sehr erfolgreich nutze) macht es „bequem“, Dinge zu notieren und dann zu vergessen. Das ist aber sicherlich nicht die Schuld der Software.

    Generell sollte man einen Schritt zurück gehen und sich überlegen, wie ernst man sein Aufgabenmanagement nimmt. Wer einen geregelten Job hat, in dem wenige Termine und nur sehr selten unerwartete/einmalige (Leitungs-) Aufgaben vorkommen, für den mag ein OmniFocus tatsächlich die Gefahr bergen, Aufgaben zu Organisieren – aber nicht zu erledigen.

    Leider (oder zum Glück, je nach Standpunkt) haben die meisten Aufgaben aber die Eigenschaft einer externen Dringlichkeit. Soll heißen: sie nicht zu erledigen wird an irgend einem Punkt zu einem negativen Ergebnis führen. Das kann von verpassten Gelegenheiten über verärgerte Bekannte bis hin zum Jobverlust alles sein. Nicht jede unerledigte Aufgabe wird einen gleich den Kopf kosten. Ich kann den Rasen auch fünf Jahre nicht mähen. Nur werde ich dann keinen Spaß haben, darauf zu sitzen (wenn ich hohes Gras mag werde ich die Aufgabe gar nicht erst anlegen).

    Ich denke, Aufgaben- und Zeitmanagement ist etwas sehr persönliches. Mancher kommt mit Stift und Papier besser zurecht, andere wollen etwas übersichtlich-digitales (wie ich, meine Handschrift ist grauenhaft…). Ich habe recht viele ToDos (zumindest so viele, dass ich sie nicht im Kopf haben möchte). Manche sind so wichtig, dass sie durch Aufschreiben und Organisieren nicht aus dem Hirn zu bekommen sind, das schafft nur die Erledigung selbst. Viele kleine Dinge möchte ich aber sortiert erfassen und dafür eignet sich gerade OmniFocus sehr gut, da es synchronisierbar ist. Ich kann eine Aufgabe auf dem iPhone notieren und später am Mac oder dem iPad in Ruhe und an einem größeren Bildschirm organisieren. Ich habe alle ToDos immer bei mir (ein großer Vorteil gegenüber einer Papierlösung, selbst wenn sie portabel ist, vergleiche Gewicht und Größe).

    Was unabdingbar dazu gehört ist eine gewisse Selbstdisziplin. Wenn ich alles schön aufschreibe, dann aber nur alle paar Tage OmniFocus aktiviere, werde ich eine menge überfälliger Aufgaben finden, die ich so schnell nicht erledigen kann (wenn überhaupt noch), und die mich deshalb frustrieren. Das ist mit einem Block Papier aber nicht anders. Wenn ich ihn nur fülle und nie schaue, was zu tun ist, werde ich bald einen sehr vollen Block haben. Mit dem Unterschied, dass der Block mich nicht durch Signale erinnern kann, dass etwas wichtiges ansteht.

    Am Ende ist es sicherlich eine persönliche „Glaubensfrage“ aber mit der nötigen Selbstdisziplin ist ein Tool with OF (Things mag ich nicht) sehr sehr hilfreich.

    • Danke für deinen ausführlichen Kommentar. Du triffst den Kern gut: eine gute Selbstorganisation ist erst einmal eine Einstellungsfrage bzw. ein Skill, der unabhängig von Hilfsmitteln notwendig ist. Aber manche Hilfsmittel helfen – andere wiederum blockieren. Meine „Kritik“ an elektronischen Hilfsmitteln geht, wie hoffentlich im Artikel klar geworden ist, in die Richtung, dass „einfach“ nicht immer „hilfreich“ ist: einfach kann eben auch „einfach verhindernd“ sein.

  • Dieser Artikel trifft wirklich den wunden Punkt von GTD und den software-basierenden Lösungen des Selbstmanagements. Oben beschriebenen Erfahrungskreislauf kann auch ich voll und ganz bestätigen.

    Nach diversen Experimenten mit Omnifocus (und diverser weiterer Software) auf Ipad, Iphone und Mac sitze ich heute wieder vor meinem guten alten Time/System. Alle Welt spricht von „Entschleunigung“ und „zur Ruhe“ kommen und ich meine, dass die handschriftliche Selbstorganisation und Zielplanung weit besser funktioniert, wenn sie von der Hektik des Alltages entkoppelt ist.

    Es ist wahr, Software bietet eine ganze Reihe von Vorteilen. Besonders klasse finde ich die Möglichkeit Aufgaben über den „Kontext“ einzelnen Personen, und gleichzeitig über „Ordner“ bestimmten Projekten zuzuteilen. Das schafft mein Time/System nicht. Schade auch…

    Es sieht also so aus, als wären wir alle „gefangen“ in der Wahl – sauber und Zielgerichtet zu planen oder „effektiv“ Aufgaben zu managen (oder in o.g. Beispiel wohl treffender: zu kontrollieren).

    Im Zweifel meine ich, ist es besser, sich für eine Zielgerichtete Selbstorganisation zu entscheiden.

  • Kann ich voll bestätigen, eine handschriftliche Liste ist immer noch das Beste.
    Scheinbar prägt sich alles durch das schreiben auch noch besser ein.
    Ich habe auch schon iPad, iPhone und Laptop versucht.;-)
    Frank

  • Verdammt Sie reden von mir 🙂

  • Sehr gut geschrieben! In dem Fall führt das Nutzen einer Methode Anwender zu den Ursachen seines sich wiederholenden Overload mit anschliessendem Chaos (gerade schreibende nicht ausgenommen 😉 ). Egal ob Zettel oder elektronisch. Ich kann mich eben auch mit Aufgaben vollmüllen, analog zu einem Stapel Akten auf meinem Schreibtisch.

    Die Konsequenz muss doch sein, die Firewall auf zu drehen und gar nicht mehr alles auf den Stapel, wo auch immer, zu lassen, bzw. öfter Nein zu denken und zu sagen. Auch wenn es so viel Spaß macht, alles irgendwo rein zu schreiben. An der Stelle öffnet GTD ein Scheunentor für Ja-sagen-Anfällige….bzw. die Quote zwischen „Erledige ich“ je Zeiteinheit zu „Kommt neu rein“ je Zeiteinheit ist dauerhaft < 1.

    Vor 10 Jahren habe ich mir einmal ein brennendes Ölfaß vor meinem Schreibtisch gewünscht auf dem groß Posteingang steht! :-).

    • Vielen Dank. Ein sehr wahrer und frischer Kommentar! „Das GTD-Scheunentor“ gefällt mir gut.

    • Die Firewall höher zu ziehen ist sicherlich eine Maßnahme. David Allen spricht in seinem GTD-Konzept jedoch davon, das Sammeln von „Stuff“, das Ordnen eben diesen in Kontext und „Projekt“ und das Entscheiden über die „next Action“ zu trennen. Die Idee hinter GTD ist es somit, keine (potentiell) gute Idee zu verlieren. Also: ALLES rein in die In-Box.

      Natürlich verursacht das eine Menge Arbeit. Und ich bin für meinen Teil noch nicht sicher, ob ich mich nicht – wie auch Du schreibst – besser auf meinen Bauch verlasse und gleich von Anfang an eine Entscheidung treffen soll. Warum sollte ich mich auf einen so mechanischen Prozess einlassen, wo ich doch – dank einiger Jährchen Berufserfahrung – auch (häufig) auf mein Bauchgefühl verlassen kann…

      Cheers

      Manuel

  • Ich habe damals (in den 70 gern) mit dem Filofax System angefangen das ich während meiner Arbeit in England kennengelernt hatte, wird dort wohl seit gefühlten 1000 Jahren vom Militär angewendet,und das System einfach auf das iPad übertragen, ich benutze den pocket Informant und muss sagen da kann ich das Filofax System am besten elektronisch nachvollziehen.

    Ich muss dem Autor recht geben die meisten versuchen durch das richtige „Werkzeug“ besser zu werden dabei liegt es an ihnen selber wie sie dieses Werkzeug einsetzen.
    Keiner kauft sich eine Bohrmaschine und erwartet das die Maschine selber bohrt oder ?

    • Das denken vermutlich nicht viele. Aber ich glaube viele sind überzeugt mit einer 300 EUR Maschine besser arbeiten zu können als mit einer 50 EUR Maschine. Unbestritten bietet das 300 EUR meistens deutlich mehr – aber nicht das, was man sich eigentlich erhofft (bspw. Erfahrung, Gefühl, ordentliches Arbeiten, Qualität des Ergebnisses etc. pp.). In sofern passt der Vergleich recht gut. Ein gutes Planungssystem kann selbstredend einem weniger guten überlegen sein – aber nur dann, wenn man selbst bereits damit umgehen kann.

      Übrigens bin ich genau denselbem Denkfehler auch erlegen. Allerdings nicht bei einer Bohrmaschine sondern bei einer Stichsäge. Jahrelang habe ich mein Unvermögen einen gerade Sägestrich hinzukriegen auf das mangelhafte Gerät geschoben. Und als es dann endlich mal kaputtging habe ich mir eine Maschine für über 400(!!) EUR gekauft. Zwar läuft diese Säge wie von selbst und auch sonst hat sie viele lustige und sinnvolle Funktionen (konstante Drehzahl – passt sich automatisch an den Widerstand an, im Takt blinkendes LED – sehr gute Sicht auf den Schnitt, extrem gute Bauqualität und so weiter). Aber meine Striche sind nach wie vor nicht gerade (aber wenigstens einen TICK besser).

  • Hallo Mirko

    kann Dir bezüglich Stichsäge einen Tipp geben: Säge von unten aufs Brett halten, so dass von oben nur das Sägeblatt sichtbar ist. Einem Strich zu folgen wird sofort viel einfacher….

    Viel Erfolg!

    Jürg

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