Mark Forster hat ein System mit insgesamt 4 Varianten entwickelt, die zur Abarbeitung von Aufgaben nach einem recht einfachen Schema geeignet sind.
Er nennt dieses System „Autofocus“.
Sie kennen das Problem vermutlich auch. Jeden Tag kommen Dutzende Mails herein. Einige davon müssen zu gegebener Zeit auch beantwortet werden. Und Sie haben den Tipp gelesen, dass Sie Mails nicht ständig bearbeiten sollten, sondern am Block zu fixen Zeiten am Tag.
Und dann kommt er – der „Anruf“-Kollege.
Viele überfordern sich beim Einstieg in die Zeitplanung, in dem Sie mit den schwierigen Zeithorizonten wie Jahres– oder Monatsplanung beginnen.
Dabei ist es meiner Erfahrung nach sehr viel einfacher, wenn Sie genau umgekehrt vorgehen.
Gestern, im Zuge meiner regelmäßigen Weiterbildung, habe ich im Buch von Mark Forster „Do it Tomorrow“ geschmökert.
Er stellt dabei eine provokante These in den Raum: Übliche (er nennt sie „offene“) Aufgabenlisten sind der Anfang jedes Zeitmanagement-Problems.
Vielleicht haben Sie schon mal davon gehört. Es geht um das Stichwort „Superbuch”. Das ist ein Buch, dass wir beruflich oft sowieso schon führen (wenn auch vielleicht nicht als „Buch”): Ein Journal mit den vielen kleinen Notizen (Rückrufe, kleine Aufgaben etc.), Mitschriften von Meetings und anderem.
Also ein großes Notizbuch, idealerweise gebunden und halbwegs hochwertig, damit es nicht nach wenigen Tagen auseinander fällt.
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Zu erledigende Aufgaben gehören drei verschiedenen Kategorien an:
- Zeitlich fixierte Aufgaben mit einem konkreten Erledigungs– oder Fälligkeitstermin
- Aufgaben mit dem Charakter „sollten zeitnah erledigt werden“
- „Irgendwann mal machen“-Tätigkeiten
In der klassischen Zeitplanung werden diese Aufgaben an drei verschiedenen Stellen abgelegt und das jeweils mit guter Begründung (die „Irgendwann mal machen“-Tätigkeiten brauchen wir nicht weiter zu beachten).
Heute folgt der vierte Teil der Artikelserie „Zeitplanung”, in der ich nach und nach eine Einführung in das Thema Zeitplanung und wie Sie ein Zeitplanbuch führen anbiete.
In diesem Artikel geht es um die Jahresplanung.
Auf den ersten Blick mag dieser Tipp nicht viel mit Zeitplanung zu tun haben — und zwar empfehle ich Ihnen heute eine Seite zum Thema „Vorsorgetermine für Kinder”.
Zu Ihrer Unterstützung finden Sie hier drei Checklisten im PDF-Format für die Umsetzung der Monats-, Wochen– und Tagesplanung in einem Time/System-Zeitplanbuch im Format DIN A5.
Die Checklisten sind so aufgebaut, dass Sie auf ein gelochtest A5-Blatt gedruckt werden können. Vom Hersteller selbst gibt es passende Papiere.
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Wenn Sie Morgens Ihre anstehenden Aktivitäten des Tages auf einer schriftlichen Liste fixieren und ein paar kleine Regeln beachten, können Sie so unterm Strich einiges an Stress und unerwarteten Zeitproblemen verhindern.
Das verspricht wenigstens die ALPEN-Methode.
