Email-Anruf-Terror

Sie kennen das Problem vermutlich auch. Jeden Tag kommen Dutzende Mails herein. Einige davon müssen zu gegebener Zeit auch beantwortet werden. Und Sie haben den Tipp gelesen, dass Sie Mails nicht ständig bearbeiten sollten, sondern am Block zu fixen Zeiten am Tag.

Und dann kommt er – der „Anruf“-Kollege.

Anruf-Kollege

Ich habe einen Kollegen, der schreibt eine Mail – und ruft 2min später an, ob ich die Mail bekommen hätte und versucht noch mehr Informationen loszuwerden, die in der Mail gefehlt haben oder die er noch wichtig findet.

Solche „Störfaktoren“ können ausgesprochen nervig sein. Zum einen glauben diese Menschen, dass man gerade gar nichts zu tun und nur auf die Mail/den Anruf gewartet hat. Und zum anderen verhindern sie mit dem umgehenden Anruf, dass wir die Mails in einem Stück bearbeiten und zerstören so unseren Plan, unseren Alltag etwas zu entspannen.

Wenn Sie nicht gerade Chef sind, können Sie keine deutlichen Anweisungen geben. Aber es gibt einen Trick: wenn Sie das nächste Mal von so einer Aktion extrem genervt sind, lassen Sie das Problem eskalieren. Sagen Sie dem Kollegen, dass Sie das unverschämt finden und auch noch mehr Themen als nur seines bearbeiten. Er wird das vermutlich nicht verstehen, seltsam reagieren und – dann haben Sie wirklich Glück! – zu seinem Vorgesetzten gehen und sich beschweren. Dieser Vorgesetzte wird dann in der Regel dem Kollegen eine passenden Antwort geben, dass Sie völlig im Recht sind – oder eben direkt Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Dann erklären Sie das Problem in Ruhe und die Schwierigkeiten sind gelöst.

Sie glauben mir das nicht? Ich habe das genau so gemacht. Erst habe ich dem Kollegen am Telefon an einem der Tage, an dem ich nicht besonders gut gelaunt war, sehr deutlich gesagt, was ich von seinem Verhalten halte (nachdem ich es ihm zuvor dutzende Male in Ruhe erklärt habe). Und dann gab es ein kleines Spitzengespräch mit uns beiden und dem Projektleiter. Mein Standpunkt wurde akzeptiert.

Übrigens hat sich sein Mailverhalten kaum geändert. Die Informationen sind nicht vollständig und es ist immer Nacharbeit erforderlich. Das stört mich aber nicht mehr, da ich bei Arbeiten für/mit diesen Kollegen kurzerhand meine Aufwandsschätzung nach oben korrigiert habe. Aber die extrem nervenden Anrufe sind verschwunden.

Randnotiz: er ist ein sehr netter und liebenswerter Kollege, ich betrachte ihn als einen Freund. Wir haben sehr verschiedene Auffassungen bezüglich unserer Zeiteinteilung und Planung – aber wir kommen menschlich sehr gut miteinander aus. Auch das „Krisengespräch“ hat daran nichts geändert, er hat verstanden, dass ich keinen anderen Weg gesehen habe.

2 Kommentare

  • In die ähnliche Kategorie fallen diejenigen, die umgehend zurückrufen wenn man die Email geöffnet hat und eine Lesebestätigung abgeschickt hat.
    In einer älteren Outlook-Version konnte man die Email in der Vorschau ansehen und sogar die Attachments sichern, ohne dass der Status auf ‚gelesen‘ geändert hat. Dann die Email mit Shift-Delete löschen. Nachdem Kollege X ein paar Mal den Status ‚ungelesen gelöscht‘ erhalten hatte, hörte er mit dem Lesebestätigungs-Wahn auf (es war uns ein Vergnügen, wenn er jeweils konsterniert angerufen hatte, warum wir seine Mail nicht beachtet hätten…herrlich)

  • Pingback: my-tag » Email-Anruf-Terror | Orga dich

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