Praxistest: Time/System

Einführung

Die Firma Time/System ist seit mehr als 20 Jahre auf dem Markt der Zeitplanungssysteme aktiv – und das merkt man. Sie verwenden eine ausgefeilte und durchdachte Methodik, die auch – wenn man gewillt ist in den englischsprachigen Raum auszuweichen – gut dokumentiert und auch zwischendurch modernisiert wurde.

Methode

Time/System-Methode

Time/System-Methode

Die Time/System-Methode arbeitet sehr systematisch. Einzelne Aktivitäten werden ja nach Art in unterschiedlicher Weise notiert:

  • Projektaktivitäten: alle Tätigkeiten, die zur Umsetzung eines konkreten Projektes notwendig sind – beispielsweise „Angebote von Malern einholen“ für das Projekt „Haus renovieren“ – werden in der jeweiligen Projekt-Aktivitäts-Liste notiert
  • Allgemeine Aktivitäten: Aktivitäten, die keinem benennbaren Projekt angehören und zu dem sich auch nicht so ohne weiteres ein Projekt neu anlegen lassen – so z.B. „Ideen für Weihnachtsgeschenk meiner Süßen überlegen“ – werden auf einer (oder mehreren) allgemeinen Aktivitäten-Listen notiert. Von diesen Listen kann es durchaus mehrere geben, um beispielsweise nach Art der Tätigkeit (privat, beruflich, am Telefon, am PC, usw.) zu gliedern.

Auch werden Termine und Aktivitäten je nach Fälligkeit oder Terminwunsch in verschiedenen Planungsübersichten abgelegt – nie aber in mehreren(!):

  • Jahresplan: alle Termine, die jährlich wiederkehren (Geburtstage, Müllabfuhrtermine usw.), werden im Jahresplan hinterlegt
  • Monatsplan: Termine und terminierte (d.h. mit einem konkreten Erledigungstermin versehene) Aktivitäten werden in den Monatsplänen zum jeweiligen Fälligkeits-Monat geführt. Aktivitäten, die über mehrere Monate hinweg geführt werden – weil sie nicht mit einer Einmalaktion erledigt werden können, werden in mehreren Monatsplänen notiert
  • Tagesplan: alle in der wöchentlichen Planung gewünschten Aktiväten aus den verschiedenen Planungslisten werden auf konkrete Tage verteilt – und, das ist wesentlich, aus der Herkunftsliste gestrichen; außerdem werden nicht erledigte Aktivitäten eines Tages in der täglichen Durchsicht der Planung auf nachfolgende Tage neu terminiert[1. es kann der Fall eintreten, dass eine nicht erledigte Aktivität nicht auf einen Folgetag sondern in eine der Planungslisten „zurück“ übertragen wird – das ist aber nach Möglichkeit zu vermeiden und deshalb hier nicht weiter berücksichtigt]

Umsetzung im Planungsalltag

Die gewünschte Methode arbeitet „Top-Down“. Geplante Projekte und Termine aus der Jahresplanung werden in einem monatlichen Review in die Monatsplanung übernommen. Diese Monatsplanung ist dann alleinig führend für den laufenden Monat. Aus dieser Monatsplanung, ergänzt um Aktivitäten und Termine aus den Projekt- und Aktivitätenlisten, wird in der wöchentlichen Planung die anstehende Arbeit auf die jeweiligen Tage verteilt.

Ein täglicher Review ist nicht erforderlich – ist aber je nach Arbeitsweise beispielsweise nötig, um nicht erledigte Aktivitäten auf den Folgetag zu übernehmen. Um diesen „Übertragungsaufwand“ zu reduzieren ist optional auch eine „Anstehende Aktivitäten“-Liste möglich, die Aufgaben enthält, die zwar zeitnah, aber nicht unbedingt termingebunden erledigt werden sollen. Befüllt wird diese Liste mit untertägig hinzugekommenen Aktivitäten und/oder geplanten Aufgaben aus dem monatlichen Review.

  • monatlicher Review: Übernahme geplanter Aktivitäten aus den Projekt- und sonstigen Übersichten auf den Monatsaktivitätsplan, übertragen geplanter Termine aus der Monats- und Jahresübersicht auf die konkreten Tage; Durchsicht der Zielplanung nach umzusetzenden/neu zu planenden Aktivitäten; Archivieren der Vormonatseinlagen und Kontrolle, ob genug leere Einlagen im Planer für die tägliche Arbeit vorhanden sind (Notizen, Gesprächsnotizen, Aktivitätspläne etc.)
  • wöchentlicher Review: Planung der Aktivitäten aus dem Monatsplan auf die jeweiligen Tage
  • täglicher Review (opt.): Übernahme unerledigter Aufgaben auf einen der folgenden Tage

Aktivitäten, die sich im Tagesgeschäft ergeben, werden sofort in die jeweils passenden Übersichten übernommen:

  • „Anstehende Aktivitäten“-Liste: nicht fest termingebundene Tätigkeiten
  • Projekt-Liste(n): Aufgaben, die konkret einem Projekt zugeordnet werden können
  • Tagesplan: Termine im laufenden Monat werden sofort auf den entsprechenden Tagesplan notiert
  • Monatsplan Folgemonat: Termine und Aktivitäten ohne Projektzugehörigkeit werden in den Monatsplan des jeweiligen (folgenden) Monats abgelegt
  • Jahresplan Folgejahr: Termine, die nicht mehr im aktuellen Jahr stattfinden, werden im Jahresplan des Folgejahres abgelegt

Fazit zur Methode

Bei konsequenter und disziplinierter Anwendung der gewünschten Methode ist eine gute Übersicht über den Planungsstand und die noch verfügbare Zeit realisierbar. Nicht Bestandteil der Methode ist die Ausrichtung auf persönliche und berufliche Ziele (bspw. „Ende des nächsten Jahres habe ich ein MSCE-Zertifikat erworben“). Die Zielfindungseinlagen, die vom Hersteller angeboten werden, sind zwar ein Anfang – aber die konkrete Umsetzung ist methodisch nicht verankert.

Leider dokumentiert der Hersteller seine Methode nur sehr oberflächlich. Nur in Kombination mit den englischsprachigen Schulungsunterlagen war eine Analyse überhaupt möglich – die Abbildungen auf der deutschen Herstellerseite mögen auf den ersten Blick hilfreich sein, enthalten unterm Strich aber nur eine Dokumentation der Einlagen aber nur wenig Informationen darüber, wie diese Einlagen zusammenspielen (sollen).

Der Übergang vom aktuellen zum nächsten Monat ist etwas unscharf. Wenn der Anwender punktgenau am letzten Tag des Monats die Monatsplanung für den Folgemonat angehen würde, lässt sich das kaum zeitlich sicherstellen (der Monatswechsel finden auch an Wochentagen mit meist geringerer verfügbarer Zeit als am Wochenende statt). Hier bietet es sich an den Folgemonat immer schon in der dritten Woche eines Monats zu planen, um terminlich ein Wochenende oder ein freies Zeitfenster zu haben. Idealerweise wird der monatliche Review genau so geplant wie eine andere sehr wichtige Aktivität.

Die Dauer der jeweiligen Planungsreviews hängt unmittelbar mit den in den jeweiligen Übersichten abgelegten Aktivitäten zusammen. In der Regel aber ist der monatliche Review zeitintensiv – hier müssen alle Ablagen des Planers durchgesehen werden, damit eine hohe Planungssicherheit sichergestellt werden kann. Ich kalkuliere hier mindestens 30 bis 45 Minuten. Der wöchentliche Review ist meistens eine Frage weniger Minuten – da nur noch die Monatsübersicht durchgesehen werden muss. Tägliche Reviews mache ich nur dann, wenn es notwendig ist (bspw. in Schlussphasen der Projekte).

Aufbau

PlanungsansichtGrundsätzlich gibt es von Time/System viele verschiedene Planer mit Unterschieden in der Größe (A5, A6, A7 etc.), im Material (Leder, mit Reißverschluss, Plastik, mit Schlaufe usw.) und dem Fassungsvermögen der Ringmechanik.

Der klassische Planer der Firma ist aber der Business-A5-Planer. Entsprechend ist hier die Auswahl noch mal ein wenig größer und es wird wohl für jeden Etat etwas passendes produziert. Angeboten werden Einlagen der unterschiedlichsten Art. Tages-, Wochen-, Monats-, Projekt-, Ziel-, Meeting-, Aktivitätschecklisten-, Jahreskalender-, Jahresprojektkalender-, …[es geht weiter und weiter und weiter]…, Adressbucheinlagen. Und wem das immer noch nicht reicht, der kann 500er-Blatt-Weise entsprechende Leerseiten mit Lochung und Stanzung bestellen und fleißig eigene Formulare zimmern designen.

Was ich sagen will: was Time/System nicht anbietet, gibt es nicht. Punkt. Ach erwähnte ich, dass auch diverse Plastikhüllen für Belege, für CDs, für Visitenkarten… jaja ist gut, ich höre auf.

Die Ringbücher haben eine sehr hohe Qualität, das Leder ist leicht gepolstert und sehr gut verarbeitet. Die Ringmechanik ist außerordentlich haltbar und klackt auch nach Jahren tagtäglichem Einsatz wie neu. Einschiebefächer für Kredit- und Visitenkarten sind vorhanden, ebenfalls Stiftschlaufe – manchmal auch mehrere, je nach Produkt.

Übrigens… gibt es auch Einlagen für ABC-Register, für 1-10-Register, für Kategorien-Register *duck & weg*

Tagespläne/Wochenpläne

TagesplanEigentlich müsste man bei Time/System in den zwei verschiedenen Jahresplänen beginnen. Einmal für Termin- und einmal für Aktivitätsvorausplanung. Aber bleiben wir fair den Mitbewerbern gegenüber und beginnen wir bei den Tagesplänen.

Was soll man sagen. Sie sind perfekt aufgebaut. Geschrieben wird praktisch nur auf der rechten Seite – die Tagesseite ist dabei zweigeteilt. Die linke Spalte enthält ein Zeitraster, die rechte Spalte die „wichtige Aufgabe“ des Tages, die Aktivitätenliste und einen Block mit „Kontakten“ (damit sind Anrufe, Mails etc. gemeint). Optimale Planung mit der Zusammenfassung gleichartiger Beschäftigung bereits durch die entsprechende Aufzeichnung.

Monatsvorausplanung

MonatsvorausplanungDas System kennt gleich zwei Monatspläne. Einen als normale Aktivitätenliste – und einen zur Vormerkung von Terminen und entsprechenden Zeitrastern für die „Frei“-Zeit-Markierung. Die Vorausplanung ist völlig problemfrei möglich, wenn man sich selbst ein Konzept zurechtgelegt hat, welchen von den beiden Plänen man verwendet (und welchen man umgehend in das Altpapier entsorgt, um ja nicht wieder auf die Idee zu kommen, doch noch mal zu probieren!). Die Vorausplanung geht locker von der Hand und es ist genug Platz für jede Schandtat.

Zielplanung

Systemseitig gibt es genau eine Einlage zur Zielplanung.

Diese ist aber eher auf Ziele ala „wir kloppen dieses Jahr 30% mehr raus, egal an wen“ geeicht. Für die Ziele in unserem Sinne, nämlich für Sie persönlich wichtige Ziele, sind diese Einlagen nicht zu gebrauchen. Also muss man sagen: ist im System nicht vorgesehen. Und das stimmt. Die Time/System-Methodik stammt aus einer Zeit, als das Thema Zielplanung noch nicht so modern war wie heute (oder der Wein hieß damals anders). Möglich ist eine Zielplanung natürlich trotzdem. Ich habe einen ganzen Schrank voller Einlagen – da gibt es immer eine passende. Nämlich meine selbstgemachte Zielfindungseinlage. Und das schaffen Sie auch: Eine Notizeinlage und gut ist. Ab ins Dataregister 10 für „Ziele & Wünsche“.

Ideen/Daten/Adressen

timesystem_oben_500Welches hätten Sie denn gerne? Liniert, kariert, Millimeterpapier, Blanko…? Einfach alles gibt es – also auch mehr als genug Einlagen, Register und sonstiges zur Sortierung der Projekte, Ziele, Personen, Kunden, Adressen. Die Databank (so die Bezeichnung für „Ablage“ im Time/System-Universum) ist das Herz des Planers – und entsprechend nimmt es auch den größten Raum ein. Im A5-Format lässt sich auch hervorragend planen und fantasieren und konkretisieren.

Zubehör

Time/System bietet sogar eigenes Lederpflegemittel an – noch Fragen? Es gibt Aktentaschen, Geldbeutel, Stifte, Mienen, Unterhosen… äh, nein, die nicht… Mäntel (ich schwöre, dass ich die in einem alten Katalog mal gesehen habe… vielleicht irre ich mich auch, schwer zu sagen). Übersetzt: es gibt alles. Amazon kann einpacken.

Update (23.12.09): Das Zuberhörprogramm wurde deutlich zusammengestrichen, einige Einlagen (bspw. Kärtchen für „mitwandernde“ Aktivitäten) gibt es nicht mehr und auch das sonstige Zubehör ist weniger geworden.

Support

Besteht leider aus „Nein, führen wir nicht mehr“. Das war die Antwort auf beinahe alle meine Fragen – hätte ich 2003 doch mehr als nur 10 Abreißblöcke im A4-Format gekauft, dann hätte ich noch welche. Dieses Produkt hat Time/System ersetzt durch sündhaft teure Notizbücher. Ohne Abreißnaht natürlich. Wer so etwas erfindet und/oder als Kunde fordert gehört nach Sibirien verklappt und zum Ölschüppen abkommandiert… also ehrlich. Wie dem auch sei. Support vorhanden aber sinnlos. Dafür jede Lieferung pronto hier.

Alltag

Ich habe einfach jede Erfahrung mit dem System gemacht: Überplant, unterplant, gar-nicht-geplant, vollgepackt, leergeschüttelt, neugekauft, umgeschrieben… Sie merken langsam. Das Problem ist nicht der Hersteller oder die Qualität oder die Einlagen. Das Problem ist die Methode. Sie lässt alles oder nichts zu. Entweder „voll technisch“ oder „nimm was du willst“. Wenn man darauf vertraut, dass der Hersteller weiß, was er anbietet – schade. Nur im amerikanischen Raum wird noch methodisiert (oder so).

Der Planer selbst ist super. Man verliebt sich quasi in ihn – weil man so verdammt viel Zeit damit verbringt das System anzupassen. Und dann passiert es auch einem erfahrenen Hasen noch, dass die Vorbereitungen zur Hochzeit des Bruders in drei verschiedenen Aktivitätenübersichten gelandet sind, weil er sich seine eigene Systematik nicht in den Arm tätowiert sondern darauf vertraut hat, dass „Projekt Trauzeuge“ eindeutig genug sei.

Time/Systems Stärke ist gleich auch seine Schwäche – ohne sehr große Selbstdisziplin und einiges an Zeitaufwand in der wöchentlichen, monatlichen und jährlichen (vom Aufwand her ansteigend, oft kommt noch die tägliche dazu!) Planung nicht zu packen. Dann suggeriert der mobile Aktenordner zwar volle Kontrolle – aber die kann trügerisch sein. Für Methodenprofis ein super Werkzeug – vor allem deshalb, weil es sich einfach anpassen lässt. Für Methodenprofis mit Vollzeitjob und „Was ist Methode“-Menschen gefährlich bis nicht empfehlenswert.

8 Kommentare

  • Ein richtig gutes System, aber die Firma bringt nichts Neues mehr auf den Markt oder? Oder nur in Deutschland nicht? Ich habe so langsam das Gefühl, dass ich auf einen neuen Planer umschwenken muss, bevor TimeSystem ganz ausgestorben ist

  • Wenn ich mir die Website vom Time/System Deutschland anschaue, atmet da irgendwie alles den Geist der 80er… Als hätte man vor all den Smartphones kapituliert.

    Aber sehr guter Beitrag hier, vielen Dank dafür!! Dann suche ich wohl mal noch weiter nach einem neuen Planungssystem…

    • Genau das ist ja auch mein Eindruck, leider. Das System ist nach wie vor ziemlich gut – aber eben nicht unbedingt das, was ich zukunftssicher nennen würde…

  • Das TimeSystem war viele Jahre mein treuer Begleiter. Als jemand der in der IT-Branche sein Geld verdient, wollte ich es natürlich mit Technik ablösen. Palm Pilot, Apple Newton, iPhone und iPad. Was habe ich nicht alles versucht. Mein Arbeitgeber zwingt mich zwar, einen Kalender im online System zu führen (der auch mit dem dienstlichen iPhone synchronisiert wird), aber das ist irgendwie nur ein Bruchteil dessen, was ich brauche.
    Seit einiger Zeit überlege ich, zum alten Zeitmanagement zurückzukehren.
    Nachdem ich die letzten Tage viel gelesen und mir die unterschiedlichen Systeme angesehen habe, werde ich 2017 vermutlich mit dem TimeSystem einen Neustart wagen.
    Es ist einfach ein gutes Gefühl dabei. Vermutlich weil ich viele Jahre erfolgreich damit gearbeitet habe. Wenn das Telefon klingelt, wird es nicht auf einen Zettel geschrieben und in ruhigen Minuten in den PC gebracht.
    Das System gibt mir das Gefühl, das nichts verloren geht und ich den Überblick behalte.
    Wenn ich in Terminen oder bei einem Kunden bin, habe ich den Überblick und kann auch in Besprechungen schneller einschätzen, wieviel Luft ich für einzelne Aktivitäten noch habe.

    Auch die anderen hier beschriebenen Systeme habe ich mir angesehen.
    Jedoch stört mich, das der Überblick (subjektiv für mich) für den einzelnen Tag, nur für die Termin gegeben ist und in der Tagesplanung die Aktivitäten und Kontakte zu kurz kommen.

    Irgendwie ist es ein gutes Gefühl, sich auf ein geordneteres Jahr freuen zu können. ?

    • Danke für deinen Erfahrungsbericht! Mir fällt auf, dass gerade sehr technikaffine Menschen (bspw. aus der IT-Branche, wie bei dir) von den „Papierlösungen“ kaum wegkommen. Time/System ist ein großartiges System, ich kann gut verstehen, dass du gerade dieses System für 2017 in Erwägung ziehst. Viel Erfolg schon mal!

  • Auch ich bin trotz Technik-Affinität (Newton, iPhone, etc.) bei Time/System geblieben, weil einerseits die Übersicht besser und schneller verfügbar ist (z.B. aufgeklappter Jahresplaner) und andererseits das handschriftliche Eintragen meinen Denk- und Vorbereitungsprozess besser unterstützt.

    Was ich bei T/S auch schätze, ist, dass alle Einlagen einsprachig gehalten sind, während viele Papierplaner auf dem deutschsprachigen Markt heutzutage aus Kostengründen viersprachig beschriftet sind (z.B. x47).

  • Nachdem ich im Jahre 1982 mit dem TimeSystem A5 begonnen habe und über Tempus, Time Manager und schlussendlich bei X47 A5 und auch A6 Format gelandet bin, überlege ich mir heute im Jahr 2017 wieder zu TimeSystem zurück zu kehren. Beim X47 A5 Format konnte ich mich nie wirklich mit der schlechten Papierqualität anfreunden (Bleistift drückt sich auf der Gegenüberseite und auf der Rückseite stark ab, was mich sehr nervt. Das A6 Format ist wohl sehr mobil aber einfach auch sehr klein für Termineinträge.
    Obschon das TimeSystem seit einigen Jahren als Tod bezeichnet wird, ist es immer noch auf dem Markt. Das A5 Format ist wohl etwas gross und auch schwer aber sehr flexibel in der persönlichen Zusammenstellung und das Papier weist für Bleistifteinträge auch wirklich eine sehr gute Qualität auf.
    Auf der anderen Seite überlege ich mir auch das ganze Zeitmanagement nur noch mit meinem iPad Pro 9.7″ und dem iPhone 7 Plus zu machen.
    Wer benutzt heute noch das TimeSystem A5 Format? Macht es Sinn, im Zeitalter der Digitalisierung überhaupt noch ein Zeitplanbuch zu führen? Welches sind Eure Erfahrungen?

    • Ich habe auch in den 1990er Jahren mit TimeSystem begonnen, war viele Jahre glücklich und zufrieden damit und bin vor gut 10 Jahren auf Outlook und eine sehr gute nutzbare Erweiterung umgestiegen. (Diese Erweiterung ist aber sehr auf Aufgaben und/oder Projekte ausgerichtet.) Der Umstieg wurde verursacht durch immer mehr Informationen im Dateiformat, der Austausch mit anderen im Dateiformat und der Einsicht, wenn schon digital, dann am besten alles.

      Heute, nach ergänzenden Versuchen mit Notizbüchern usw., bin ich wieder soweit, dass ich der TimeSystem Methode nachtrauere, da schließe ich mich den vorherigen Einträgen an.

      Warum? Wir Menschen sind analog beim kreativen Denken. Gedanken müssen entwickelt und nachverfolgt werden. Kreativität, Chancen erkennen und erarbeiten finden im Gehirn statt. Und das ist nicht binär. Darüberhinaus benötigen wir Motivation und Methode, aber auch Anpassbarkeit für die eigenen Bedürfnisse. (Die Ledermappe und die ausklappbaren Doppelseiten hatten was.) Die beschriebenen Tests haben die Unabdinbarkeit der eigenen Motivation („fühlt sich gut an“) anschaulich dargestellt. Kreativität, Chancenerarbeitung und Planung an sich ist harte Arbeit. Ohne „Lust und Liebe“ wird das nichts verwertbares.

      Ich bin mir noch nicht ganz klar. Vielleicht gelingt es mir die wirklich gute Methodik von TimeSystem mit einem gut durchdachten Notizbuch (z.B. Leuchtturm 1917) abzubilden. Es wäre praktischer. (Aber ist das wichtig?)

      Die Frage weiter oben war: Macht es im Zeitalter der Digitalisierung noch Sinn ein Planbuch zu führen?

      Für die berufliche Termin-, Aufgaben- und Projektplanung aus meiner Sicht ganz sicher nicht. Da ist Abstimmung und Datenaustausch mit anderen Beteiligten gefragt. Für die Abarbeitung von Projekten gilt gleiches, da ich nicht alleine in der Welt bin. Für die Adressen und das ergänzende Informations- und Beziehungsmanagement ebenso. Außerdem kann man sich damit gegenseitig gut organisieren, informieren und vernetzen.

      Aber für meine eigene Übersicht über Beruf und privat, meine eigenen Planungen, Ziele und Projekte für Beruf und privat, die Sammlung von Ideen, Stichworten, ToDos (=TimeSystem Datenbank) ist und bleibt eine analoge Kladde mein Werkzeug der Wahl. Gleiches gilt natürlich für Aufzeichnungen in Meetings und Terminen und auch allgemeine Notizen aller Art. (Eigene Sketch-Notes sind auch weit wirkungsvoller für einem selbst, als irgendwelche nur angefügten Wingdings und Smileys.) Meine Gedanken zu Kreativität und Chancenerarbeitung stehen oben.

Kommentar hinterlassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.